اندر حکایت پشت در ماندن ارباب رجوع در برخی ادارات

به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا؛ به نقل از مُکریان؛ چند سال قبل برای یک طرح ساده تجاری به یکی از ادارات شهرستان مراجعه کردم ،پس از راهنمایی یکی از کارکنان در خصوص مراحل و روند کار ، در اولین قدم لازم بود،دستور مدیر اداره را برای ادامه کار اخذ نمایم،درمراجعه نخستین جهت اقدام مربوطه به اتاق منشی مدیر با جمله آشنایی "جناب مدیر جلسه دارند فردا تشریف بیاورید"، مواجه شدم.

این مراجعه و این پاسخ چند بار تکرار شد تا نهایتاً دستور مربوطه که کسب تکلیف از مقام مافوق بود،صادر شد.
اگر اقرار کنم که عین همین مراجعات و ماندن پشت درهای بسته مدیرعامل تکرار شد سخن گزافی نگفته ام.

کافی است، شما هم چند بار به ادارات سر زده باشید،اگر در اولین برخورد پشت در اتاق جلسات گیر نکرده باشید،شانس آورده اید،این انتظار یک امر طبیعی است و ممکن است بار دوم و سوم و دفعات بعد نیز به کرات پشت این درهای بسته منتظر بمانید.

یک تحقیق میدانی ، میزان انتظار ارباب رجوع در پشت درهای جلسات ادارات را ٣٣٪‏ یعنی از هر سه بار مراجعه یک بار نشان داده است،اگر به این موارد وقت نهار و استراحت و نماز و سایر حقوق قانونی طرف مانند مرخصی های ساعتی و روزانه و یا ماموریت ها را نیز بیافزایم ،آمار بطور خیره کننده ای بالا می رود،مگر نه اینکه هدف از پشت میز نشینی خدمت و رفع و فتق امورات ارباب روجوع است؟

میزان باز دهی کم ادارات در امورات محوله و مفیدسنجی اوقات کاری و به عبارت دیگر تعیین میزان بهروی در آمار غیر رسمی کارکنان اداری از ٧/٥ ساعت کار موظفی به تنها چند ده دقیقه بارها و بارها صدای مسئولین و متولیان رده بالای مدیریت کشور را نیز در آورده است.
اگرچه این کاهش بهروری را باید در عواملی متعدد مانند فربه بودن بدنه دولت و مازاد بودن نیروهای متعدد در این بدنه و عوامل متعدد دیگری جستجو کرد،اما بحث پشت در مانی ارباب رجوع به علت جلسات متعدد در سازمان های دولتی و ادارات را باید از زاویه ای دیگر بررسی کرد.

جلسات متعدد سازمانی را اگرچه از یک دیدگاه و با تاکید بر خرد جمعی،باید به فال نیک گرفت اما از طرف دیگر عدم تاثیرگذاری این جلسات در تصمیم گیری های سازمانی حکایت از صوری بودن و به تبع آن غیر ضروری بودن این دست جلسات دارد بطو ریکه به نظر قریب به اتفاق خود حاضرین در جلسات ، خروجی این دست نشست ها غالباً فقط به یک صورتجلسه بایگانی شده ختم می شود.
صورتجلساتی که هیچگاه بازخوانی و عملیاتی نمی شوند و با توجه به ماهیت تک فکری و مشورت ناپذیری سازمانی ، چکیده و برآیند فکر جمعی نیز تلقی نمی گردند.
با این اوصاف به نظر می رسد با دو هدف اصلی:

١-تکریم ارباب رجوع و کم کردن زمان انتظار در پشت در مدیران
٢-ایجاد خروجی های ثمربخش و مصوبات اجرائی

ضرورت دارد سازمانها و ادارات ضمن محدود کردن جلسات و موکول کردن زمان این نشست ها به ساعات غیر اداری با هماهنگی های لازم در دعوت نخبگان و متخصصان واقعی و اصلی موضوعات جلسه در به ثمر رساندن تصمیمات عقلایی و استراتژیک اهتمام بورزند،این اقدامات میسر نمی شود مگر با نهادینه کردن تخصص گرایی عقلایی و ایجاد روحیه مشارکت پذیری و توسعه تفکر استفاده از ظرفیت خرد جمعی در راستای بهره وری جلسات هم اندیشی و جلوگیری از نهادینه شدن تصمیم گیری های متمرکز و قطع صدای تک بعدی از مراکز تصمیم ساز.
بدون شک کم کردن زمان انتظار پشت در ماندن ارباب رجوع را باید، علاوه نقش موثر اخلاقی در تکریم این افراد ،عامل ایجادنشاط سازمانی و افزایش بهره وری کاری که از فاکتورهای اصلی سنجش موفقیت سازمانی قلمداد می گردد، به حساب آورد.

انتهای پیام/ ی